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La OSP en los Distritos Municipales. Distintas actuaciones para una misma meta, la simplificación interna
José del Rio Escobar
Concejal Delegado Distrito nº. 8 Churriana
Es de sobra conocido por todos los retos a los que se enfrentan las distintas AA.PP. Públicas, en especial las Administraciones Locales, en lo referente a la simplificación interna de procedimientos, reducir documentación en papel, agilización de trámites, etc.
Las diferentes Áreas y Organismos del Ayuntamiento de Málaga estamos abordando dicha cuestión mediante el conocido proyecto como “Oficina Sin Papeles”, cuyo despliegue en 2013 ha comenzado a dar sus frutos.
En las Juntas Municipales de Distritos, se realizan diariamente un gran volumen de comunicaciones con otros Departamentos, para la gestión de sus actividades y la prestación de servicio.
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De esta manera, a lo largo del presente año, los Distritos Municipales han abordado las diferentes herramientas de OSP a su disposición para avanzar hacia la modernización y simplificación de su gestión interna. Y no son pocos los esfuerzos ni los resultados conseguidos.
Más de 1800 documentos firmados electrónicamente por el conjunto de los Distritos Municipales
Los datos recopilados hasta finales del mes de octubre hablan de más de 1800 documentos firmados electrónicamente por el conjunto de los Distritos Municipales (Certificado de Empleado Público, Porta Firmas).
Destacar, obviamente, los distintos niveles y distintos ritmos, Málaga Este lleva más de 900 documentos firmados electrónicamente, Ciudad Jardín más de 400, Bailén-Miraflores más de 200...
¿Qué actuaciones se han llevado a cabo?
- Lo primero de todo, la formación. Más de 35 empleados de los Distritos han llevado a cabo el curso en E-Administración, habiéndose expedido más de 60 CEEP, priorizándose los puestos clave.
- Pero no sólo es una cuestión de infraestructuras. Los Distritos Municipales hemos afrontado este reto con actitud proactiva e integradora, ejemplo de ello es la aplicación de las herramientas de OSP a las actuaciones habituales del Sistema de Gestión de Calidad (Grupo de Análisis al Comité, etc.) y en trámites y comunicaciones internas concretas. Así, por ejemplo, se han determinado protocolos de actuación conjunta con otros departamentos como Parques y Jardines para el envío de documentación vía email firmada electrónicamente, comunicaciones con Medio Ambiente a cuentas de email genéricas para evitar cuellos de botella, grupos de trabajo con las OMAC para reducir la documentación en papel entre ellas, etc.
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- Destacar también la utilización del Servicio de Verificación de Datos en el trámite de Subvenciones, que ha permitido la consulta de “estar al corriente de las obligaciones tributarias con AEAT y la TGSS para los posibles beneficiarios”, añadiéndose también un componente de reducción de cargas a la ciudadanía.
Además de lo comentado, a nivel interno en cada Junta de Distrito han surgido numerosas experiencias de eliminación/simplificación de documentación en papel. Algunos Distritos vienen trabajando desde hace varios años en dicha cuestión, destacándose las JMD de Ciudad Jardín y Málaga Este, entre otras, aunque en 2013 el proceso se ha intensificado para la mayoría de Distritos, procediendo a escanear la documentación recibida y gestionar el trabajo diario con herramientas telemáticas.
Actuaciones de futuro
Para el próximo año está previsto que se sigan implantando algunas actuaciones que se han iniciado y que se pongan en marcha otras que actualmente está en estudio y que dependerán de la coordinación con otros Departamentos Municipales.
No obstante, no cabe duda de lo alentador de los primeros resultados que se van consiguiendo y de las mejoras que han supuesto las distintas actuaciones para una misma meta: la simplificación interna.
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